Pengertian SAP dan ERP
SAP (System Application and Product)
Pengertian SAP
SAP”
adalah suatu nama mungkin sudah tidak asing lagi untuk
praktisi-praktisi IT dunia, maupun di Indonesia. “SAP” ini adalah
singkatan dari “System Analysis and Program Development (in German :
Systemanalyse und Proggrammentwicklung)” yang ditemukan oleh
Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner, dan Tschira pada tahun 1972. Yang
kemudian berganti menjadi “Systems Application and Products in Data
Processing” pada tahun 1977. “SAP”yang dikenal pada saat ini adalah
sistem R/3-nya yang sudah teruji oleh perusahaan-perusahaan dunia dalam
menjalankan bisnisnya, yang lebih dikenal dengan SAP R/3. Sebelum sampai
ke generasi R/3, SAP sudah melewati tahap R/1 dan R/2. Selain sistem
R/3 yang terkenal banyak juga solusi-solusi bisnis lainnya antara lain
SAP BI (Business Intelligence) yang digunakan untuk Data Warehousing,
SEM (Strategic Enterprise Management), SCM (Supply Chain Management),
CRM dan masih banyak solusi-solusi bisnis lain yang ditawarkan oleh SAP
untuk berbagai jenis bidang usaha di dunia.
SAP adalah merupakan salah satu software ERP (Enterprise Structure)
terkemuka dunia yang sekarang ini sedang banyak diimplementasikan oleh
perusahaan-perusahaan di Asia. Di Indonesia sendiri, sudah banyak
perusahaan-perusahaan besar dan menengah yang sudah berhasil
mengimplementasikan SAP untuk mendukung proses bisnisnya. Memang harga
untuk mendapatkan suatu ERP dunia juga harus dibayar mahal baik dari
segi licensenya, konsultan IT, dan juga SDM yang masih langka.
ERP (Enterprise Resource Planing)
- A.Sejarah Singkat Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP berkembang dari manufacturing resouces planning (MRP II) dimana MRP
II sendiri adalah hasil evalusi dari material requirement planning (MRP)
yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya
menangani proses manufaktur, logistik, distribusi persediaan
(inventori), pengapalan, invois dan akunting perusahaan. Ini berarti
bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti
penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen
kualitas dan sumber daya manusia.
Enterprise Resource Planning (ERP) dan pendahulunya, Manufacturing
Resource Planning (MRP II), memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat
besar dalam manajemen proses-proses manufakturing. ERP juga salah satu
faktor penyumbang pada performa ekonomi Amerika yang luar biasa pada era
1990-an. Tidak diragukan bahwa ERP adalah tonggak sejarah dalam proses
industri. Berikut beberapa contoh bagus mengenai penerapan ERP di
berbagai perusahaan.
-
Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan menaikan 20%
tingkat penjualannya di tengah industri yang sedang menurun. Wakil
presiden bidang penjualan menjelaskan, “Kita berhasil menangkap bisnis
dari saingan-saingan kita. Berkat ERP, kini kita dapat mengirim lebih
cepat dari mereka dan tepat waktu”.
- Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan Fortune 50
dalam mencapai penghematan biaya yang sangat besar dan mendapatkan
keunggulan daya saing yang signifikan. Wakil presiden bidang logistik
menyatakan, “ERP menyediakan kunci untuk menjadi perusahaan global.
Keputusan dapat diambil dengan data yang akurat dan dengan proses yang
menghubungkan demand dan supply di berbagai belahan dunia. Perubahan ini
bernilai miliaran bagi kami dalam penjualan di seluruh dunia”.
Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi
buruk. ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi
jaminan berhasil di perusahaan yang lain. Perencanaan harus dilakukan
untuk menyeleksi ERP yg tepat.
Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah
aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang
berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti
dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Sistem
ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem finansial, sistem
distribusi, sistem manufaktur, sistem maintenance dan sistem human
resource.
ERP(Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan
dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan
bersangkutan.
Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan
secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak
efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dan lain-lain), biaya
kerugian akibat ‘machine fault’ dan lain-lain. Di negara-negara maju
yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah
dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya
untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast
moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal
perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory.
Di sistem manufaktur sendiri bisa terdapat beberapa variasi:
1.make-to-stock (diproduksi untuk dijadikan stok)
2.assemble-to-order (dirakit berdasarkan permintaan)
3.assemble-to-stock (dirakit untuk dijadikan stok)
4.make-to-order (diproduksi berdasarkan permintaan).
Contoh make-to-stock misalnya: pabrik kertas dimana kertas itu sudah
menjadi suatu komoditi yang bisa dijual kapan saja. Sebuah contoh
assemble-to-stock misalnya: pabrik TV yang mendatangkan komponennya
secara knockdown yang kemudian di rakit untuk dijadikan TV siap jual.
Pada dasarnya, semakin kompleks suatu industri, maka sistem manufaktur
tersebut juga makin menuju ke sistem assemble-to-order atau
make-to-order. Sebagai contoh, industri pesawat nyaris tidak mungkin
memakai sistem make to stock karena komponennya saja perlu di rancang
khusus. Untuk industri seperti itu, beberapa vendor sistem ERP juga
menyediakan sistem Project Management sebagai ganti dari sistem
produksi.
Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap ‘best
practice’ – proses umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana
proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing),
penyusunan stok di gudang dan sebagainya.
Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka
industri kita juga harus mengikuti ‘best practice process’ (proses umum
terbaik) yang berlaku. Di sini banyak timbul masalah dan tantangan bagi
industri kita di Indonesia. Tantangannya misalnya, bagaimana merubah
proses kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh
sistem ERP, atau merubah sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja
kita. Management sebagai ganti dari sistem produksi sebelumnya.
Apa itu ERP? ERP (Enterprise Resource Planning) sebuah akronim yang
memang belum menggambarkan makna yang sebenarnnya. Agar mudah
memahaminya, abaikan kata Planning dan Resource, tapi perhatikan kata
Enterprise. Di kata Enterprise itulah letak makna ERP yang sebenarnya.
ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi
suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani
semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD,
produksi atau keuangan. Meski kebutuhannya berbeda, ERP harus mampu
memenuhinya. Satu syarat yang tidak boleh ditawar-tawar lagi adalah
terintegrasi, yang menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software
dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen
berbagi informasi dan berkomunikasi.
Sebagai contoh, order penjualan yang dicatat di departemen penjualan
akan secara otomatis diketahui kapan harus dikirim oleh bagian gudang.
Begitu juga, bagian keuangan akan mengetahui kapan kas akan masuk dari
pelanggan. Berkurangnya jumlah barang di gudang secara otomatis akan
diketahui pula oleh bagian perencanaan produksi. Jika jumlah barang
mencapai kondisi tertentu, sistem akan membuat permintaan produksi. Saat
itu, informasi mengenai bahan baku yang dibutuhkan telah pula disajikan
oleh sistem.
Setelah bagian perencanaan produksi me-review informasi dan
menyetujuinya, secara otomatis informasi akan mengalir ke bagian
pembelian, yang memungkinkannya menghubungi pemasok untuk negosiasi
harga dan pengiriman. Saat itu, bagian pembelian juga mendapatkan
berbagai informasi berharga mengenai kinerja para pemasoknya.
Setelah kesepakatan diperoleh, order pembelian dibuat dengan menekan
satu tombol dan informasi rencana kedatangan barang telah sampai di
bagian penerimaan barang. Sementara itu, bagian keuangan akan memperoleh
informasi berapa jumlah uang yang harus disiapkan untuk order
pembelian. Demikian seterusnya, sehingga keseluruhan alur proses bisnis
di perusahaan tersebut menjadi sangat efisien. Perubahan-perubahan yang
terjadi di satu bagian dapat diantisipasi dengan baik oleh bagian
terkait lainnya.
Meski banyak analis dan vendor perangkat lunak mendefinisikan
berbeda-beda, namun maknanya relatif sama. Ada yang menyebutnya ERP,
karena merupakan evolusi dari MRP – Material Requirement Planning
menjadi MRP II – Manufacturing Resource Planning, yang kemudian menjadi
ERP – Enterprise Resource Planning. Ada juga yang menyebut ERM –
Enterprise Resource Management, sekedar mendekatkan makna dan
akronimnya. Suatu sistem yang mengelola seluruh sumber daya perusahaan.
ERM ini yang kemudian mendorong munculnya jargon baru TI, seperti CRM
(Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), PLM
(Product Lifecycle Management) dan SRM (Supplier Relationship
Management). Jargon-jargon baru itu, pada intinya, adalah pemanfaatan
lebih lanjut suatu sistem yang fokus utamanya adalah customer untuk CRM,
rantai pergerakan barang untuk SCM, daur hidup produk untuk PLM serta
supplier untuk SRM. Posisi ERM ada di tengah-tengah dan dikelilingi oleh
CRM, SCM, PLM dan SRM.
ERP akan berkembang terus sesuai dengan tuntutan konsumen. Yang jelas
perkembangan ERP pada masa depan ini akan dititik-beratkan pada beberapa
hal, yaitu, lebih mendukung customer service, lebih mendukung vertical
industri spesifik (vertical industry), dan juga lebih mendukung proses
pengambilan keputusan.
